Este es el título de una cinta de amor, que trata el tema recurrente del recurrente dia que se vive una y otra vez, como si fuese la maldición del Dia de la Marmota, pero con la pérdida de memoria de Memento.

Y como siempre en nuestro Blog, hay alguien en la vida real que ha despertado la necesidad del texto: De nuevo un cliente, esta vez preocupado porque en su empresa debe haber en alguna parte información sobre muchos proyectos realizados durante más de diez años, pero no sabe dónde está cada cosa. Desde luego, todo está en formato informático, pero distribuido aquí y allá de forma que es imposible encontrarlo y aprovecharlo.

Parafraseando a Sócrates: Sólo sé que sabemos mucho, pero no sé el qué, ni dónde.

Y es que trabajar en un problema como si fuera la primera vez, como reto, puede ser atractivo desde el punto de vista personal. Pero a la cuenta de resultados de nuestra organización no le hace maldita la gracia.

 

Si somos un consultor en una multinacional, enfrentados a la preparación de una oferta para una empresa minera de Chile, nos gustaría saber qué sabe la organización sobre ese tema. Quién ha hecho un proyecto como ese. ¿Quizá un compañero en Sidney, hace años? ¿Alguien que ya ni siquiera está en la empresa? ¿Y dónde estará esa documentación? ¿En un ordenador de la oficina de Hong-Kong, a la que pertenecía?
Normalmente este consultor enviará un email a algunos compañeros, a ver si cuela y encuentra alguna referencia. Finalmente lo más probable es que comience el trabajo desde cero.

No nos vayamos tan lejos... Quizá soy un técnico en una fábrica de productos de alimentación en Alicante, con solera y con una historia de decenas de años de trabajo concienzudo en el análisis y en el desarrollo de soluciones tecnológicas. Sin embargo, yo llevo sólo un año en la empresa. Voy a abordar una mejora en el envase, pero ni siquiera sé si alguien ha ido a un curso o a un congreso sobre mejoras tecnológicas en los envases, ni dónde puede estar esa documentación. Le podría preguntar al viejo del lugar, pero es que se marchó de la empresa hace seis meses.

Estos son casos reales de empresas con Alzheimer organizacional.

 

Son organizaciones condenadas a olvidar lo que saben. Y cuando no olvidan que lo saben, les cuesta tanto encontrar la información, que el esfuerzo rara vez se realiza. Como decíamos arriba, podemos trabajar Como si fuera la primera vez, sin apoyarnos en el esfuerzo ya invertido, pero eso afecta a la línea más importante en los tiempos que corren: La bottom line anglosajona, la cuenta de resultados. Por no decir que es posible que los resultados no sean mejores que la primera vez.

Pero estamos de enhorabuena. Hay una línea de medicamentos que combaten el Alzheimer organizacional: La tecnología informática aplicada a la gestión del conocimiento.

Como en toda terapia médica que se precie, para el Alzheimer organizacional tenemos dos estrategias complementarias: La preventiva y la curativa.

 

Comenzando por la terapia curativa, esta se basa en ser capaces de revertir los efectos de una enfermedad: En este caso el olvido. Para ello, tomaremos en una sola ocasión una pastilla de Inteligencia Competitiva interna. Se trata de liberar dentro de nuestra organización una pieza de software que encuentra, indexa y clasifica toda nuestra información allá donde se encuentre y en función de los temas que nos interesan. Esta pieza de software estará "entrenada" en nuestro negocio. Así, cuando queramos encontrar algo que pueda ayudar a nuestro proyecto de nuevo envase, el sistema estará atento a conceptos como "active packaging" o "interacción envase-producto". Y encontrará un PowerPoint sobre ese tema que alguien se trajo de un curso en alguna parte.

Vemos que la terapia curativa del Alzheimer organizacional apenas afecta a la vida normal de la empresa, y el paciente puede desarrollar su actividad sin mayor preocupación, siempre que se tome la pastilla.

 Comparación de soluciones alternativas a un problema.

Sin embargo, la complementaria terapia preventiva sí que requiere un esfuerzo continuo. Al cambio, nos aportará más ventajas. Se trata de una terapia génica que cambiará la forma en que funciona nuestra organización. Porque la pastilla que cura el Alzheimer organizacional nos permite recordar lo que sabemos, pero no el por qué lo sabemos. Es decir, podemos encontrar una referencia a la tecnología de "interacción envase-producto", pero no nos dirá por qué tenemos esa información, quién trabajó en ella, o cuál fue el resultado del proyecto –si lo hubo- en ese campo. Ni, por supuesto, por qué se lanzó tal proyecto.

Para poder saber todo eso –y aprovecharlo, que es de lo que se trata-, debemos cambiar la forma en que en nuestra organización se gestionan las ideas y los proyectos que de ellas se derivan. Es un cambio más profundo, que afecta al comportamiento habitual, así como la prevención de ciertas enfermedades exigen cierta disciplina en el día a día.

Como decíamos en un pasado artículo titulado El buen pastor, las ideas son lo que mueven el mundo y los negocios, y un activo principal de nuestra organización. Como tal activo, debemos gestionarlo lo mejor posible. Para ello emplearemos un Sistema de Gestión de las Ideas que a lo largo de la reflexión y discusión de los proyectos nos permita generar automáticamente una base de conocimiento. Así iremos guardando sin esfuerzo todo el proceso de toma de decisiones, con la información asociada a las mismas, para ser reutilizada en el futuro.

Sobre todo no debemos nunca borrar la información. Ni siquiera las ideas filtradas o descartadas y la información asociada que hemos recopilado. Lo que hoy es desechable, mañana quién sabe si será una línea de trabajo de provecho: Nuestra estrategia puede cambiar, o la tecnología dar un vuelco. No desechemos pues lo que además no cuesta nada guardar.

Conviene pues que apliquemos simultáneamente ambas terapias contra el Alzheimer organizacional: la curativa con la Inteligencia Competitiva interna, y la preventiva con la Gestión de las Ideas.
No está el patio para desperdiciar activos, comenzando una y otra vez Como el primer día, sino para evolucionar y progresar en nuestro negocio gestionando lo que vamos aprendiendo.

 

Por Miguel Borras. https://about.me/miguel_borras

"50 first dates" o "Como el primer dia" o "Como la primera vez" es es una película dirigida por Peter Segal.

(Artículo originalmente publicado en Economía3).