Papel quemándoseEntraba yo muy ufano en un curso para gente de empresa, en el que por orden del patrocinador nos incluyeron una charla sobre gestión medioambiental a modo de obertura. Tras unos minutos de desconexión mental –aquello apenas iba con mis intereses ni formaba parte del curso- una frase del consultor aquel me sacó de mi ensimismamiento:

- "... y conozco una empresa en la ciudad que tiene como norma consumir menos de una resma de folios por persona al año...".

Tuve que levantar la mano interrumpiendo al orador:

- "Perdóneme. Creo que se refiere a nosotros -como así era-. Pero no lo hacemos como una medida de responsabilidad medioambiental, sino para gestionar mejor nuestro conocimiento".

 

Efectivamente, en nuestra empresa llevábamos ya muchos años consumiendo anualmente menos de 500 hojas por persona. De hecho numerábamos los paquetes al comenzar el ejercicio. Y hace ya unos 4 años que no tenemos impresoras en funcionamiento.

Pero se trata de la gestión del conocimiento, de innovación, de productividad y de negocio eficiente. No de salvar el bosque. De hecho, la producción maderera, bien gestionada, es un negocio sostenible.

En su libro "Superfreakonomics" , Levitt y Dubner nos aclaran el concepto de que la gente se mueve por incentivos, para lo que recurren a casos como el de la evolución de los precios de la prostitución en Chicago, entre otros. Veamos los incentivos practicados para que la empresa consuma menos esfuerzos en algo que es muy poco reciclable: la información escrita en papel.

La iniciativa arrancó cuando me di cuenta de que la información archivada no se utiliza. Simplemente cuesta demasiado buscar algo relacionado con un tema. El siguiente paso fue calcular el coste de mantener almacenada documentación que apenas se consultaba jamás. Y el resultado: Entre el 10% y el 15% del espacio útil, y por lo tanto, del coste de archivar y de los m2 de alquiler.
Más difícil es calcular el beneficioso intangible de disponer de la información en formato electrónico. Beneficioso, pues la información en formato electrónico es compartible con otros, así como accesible ubicuamente, entre otros beneficios. Y es que el acceso de varias personas a la misma información pudiendo trabajar sobre ella produce un potencial mucho mayor que la suma de los accesos individuales a esa misma información tratada como privada por separado.
Está claro, unos veinte años después de aquello, que la solución pasaba por disponer de un sistema digital que permitiese gestionar la documentación electrónicamente. Pero, como suele ocurrir con la tecnología, ese era elemento necesario, pero no suficiente. Había que modificar hábitos y atacar procedimientos. Generar incentivos que redujesen el manejo de información impresa.

El primer paso fue el incrementar el coste de imprimir documentos. El coste para el individuo, claro, no para la empresa. Para ello, se redujo la capacidad de impresión a una única impresora, a la cual además había que acceder cambiando de edificio para una buena parte del personal. Imprimir un documento para no leerlo en pantalla se convirtió en un acto costoso, y que además no tenía beneficio inmediato para el individuo. Con un efecto colateral importante: El personal comenzó a utilizar los programas informáticos para anotar y comentar sobre los propios documentos. En lugar de imprimir, anotar a mano, y luego hacer copias. Ya comenzábamos a poder compartir conocimiento.

La segunda medida fue hacer accesible la información en todo momento. Si lo conseguíamos, evitaríamos la excusa de llevar documentación impresa a una reunión. La opción natural se basó en procurar que todo el mundo tuviese portátil asignado o a su disposición para trabajar fuera del despacho. Además, había que permitir acceso remoto a los repositorios de la documentación. Acceder a un documento "olvidado" desde una reunión o mientras se estaba de viaje comenzó a verse como imprescindible. Desde luego, este enfoque facilitó el teletrabajo ocasional. Y considerando la reducción de emisiones de CO2 asociadas al desplazamiento, quizá sí que tenía impacto medioambiental la reducción en el empleo de papel... como efecto colateral.

Obsesionado por su anillo, su tesoro...

Sin olvidar entre las medidas tomadas la presión social: Corrimos la voz de que no estaba bien visto tomar notas a mano. ¿Acaso no estabas dispuesto a compartir la información? Y es que frente al que toma las notas para ser compartidas está el que las toma a mano, abocado a convertirse en un sumidero de información, en un egoísta de conocimiento.

Para tomar esas notas personales, con el tiempo instauramos el uso generalizado de software de mapas mentales, con los que incluso compartimos conocimiento con nuestros clientes. ¡Los clientes! En este camino han ayudado mucho. De la misma forma que una empresa procura cargar el inmovilizado del almacén a sus proveedores, comenzamos a remitir todos los informes en formato electrónico siempre. Sería el cliente, si lo deseaba, el que imprimiría las docenas o cientos de páginas. ¿Los incentivos para el cliente? La inmediatez, y la posibilidad de acceder en tiempo real a repositorios compartidos de documentos donde hacer un seguimiento del progreso del proyecto.

Porque los sistemas colaborativos –y ahora también las redes sociales- permiten compartir conocimiento entre el equipo que llamamos "extendido", y que incluye a clientes y proveedores. Pero –y siempre hay un pequeño pero-, advertimos de un peligro potencial, posteriormente confirmado y mensurado por Yoav Ezer . Pero esa es otra historia, que trataremos en otro momento...

Compartamos el conocimiento en el equipo. Hagamos lo posible por quemar después de leer el documento que caiga en nuestras manos. Si lo hemos podido digitalizar para compartirlo y reciclarlo, bien. Si no, evitemos almacenarlo. Por lo general, nos generará más costes que beneficios. Como dice el brasileño Ricardo Semler en su magnífico y por entonces poco conocido "Radical" -mi biblia sobre la gestión de empresa-:

- "¿Qué es lo peor que puede sucederme si tiro esto...?"

 

Por Miguel Borràs. https://about.me/miguel_borras

Nos vemos en Linkedin o twitter en @migborras.

 

"Quemar después de leer" o "Burn after reading" es una película de los hermanos Cohen.

(Artículo originalmente publicado en Economía3).